loader image

TOPLANTI SÜRESİNİN VERİMLİLİĞİNİ ARTTIRMANIN 7 YOLU

tarafından | Eyl 13, 2022 | Genel

Toplantılar, iş dünyasında zaman kaybı haline gelebilmektedir. Çalışma süresinin neredeyse %50 kadarı toplantılara harcanıyor. Bu zamanın da neredeyse %50’si boşa gidiyor. Aslında toplantılar kötü değildir. Toplantılar bilgi alışverişinde bulunmak, sorunları çözmek ve ilerlemeyi gözden geçirmek için gerekli bir iş aracıdır. Ancak yönetilmeli ve etkin bir şekilde kullanılmalıdır.

Bu yazımızda zamanınızın boşa harcanmaması için toplantı süresinin verimliliğini artırmanın ve sonuçlarını iyileştirmenin 7 yolunu listeledik. Keyifli okumalar!

1. Toplantı gerekli mi?

Aslında bakıldığında birçok toplantı gereksizdir. Aynı hedefe ulaşmanın başka yolları da olabilir. Bireysel görüşmeler veya bir not ileterek de sorun çözülebilir. Hatta bunu başka bir toplantıya veya tamamen başka bir zamana erteleyebilirsiniz. Bir toplantı gerekli değilse, mümkün olduğunca toplantıyı düzenlemekten kaçının.

2. Gündem oluşturun

Toplantının gerekli olduğuna karar verdiyseniz, toplantı için net bir amaç belirleyin ve bir gündem yazın. Mükemmel bir zaman yönetimi aracı, toplantı için tek paragraflık bir amaç yazmanızdır. Toplantıda ele alınması gereken her şeyin bir listesini yapın. Her bir maddenin yanına, söz konusu sorunu ele alması beklenen kişinin adını yazın. Gündemi, mümkünse en az yirmi dört saat önceden dağıtın, böylece her bir kişi kendisinden neye katkıda bulunacağını bilsin. Herkesin toplantının amacının ne olduğunu ve neyin tartışılacağını bilmesini sağlayın.

3. Zamanında başlayın ve durdurun

Toplantının başlangıcı için bir program belirleyin ve toplantının sonu için bir zaman belirleyin. Toplantı saat sekizden dokuza kadar sürecekse, tam saat sekizde başlayın ve tam dokuzda bitirin. En kötü toplantı türleri, belirli bir zamanda başlayan ancak net bir şekilde belirlenmiş bir bitiş zamanı olmayan toplantılardır.

Diğer bir püf nokta: Geç kalanı beklemeyin. Geç gelen kişinin hiç gelmediğini ve belirlenen zamanda başladığını varsayın. Zamanında gelenleri bekletmek haksızlıktır. Pek çok şirket, toplantı odasını tam olarak toplantının başlamasının planlandığı zamanda içeriden kilitleme ilkesini oluşturur. Geç gelenlerin içeri girmesine izin verilmez. Bir dahaki sefere geç gelmeyeceklerinden emin olabilirsiniz.

4. Önce önemli konuları ele alın

Gündemi oluştururken 80/20 kuralını uygulayın. Gündemi, konuların ilk % 20’si tartışılacak ilk konular olacak şekilde düzenleyin. Bu şekilde, zamanınız tükenirse, toplantı değerinin % 80’ini temsil eden öğeleri süre dolmadan önce kaplamış olursunuz.

5. Her sonucu özetleyin

Toplantı gündeminizdeki her bir öğeyi tartıştığınızda, tartışmayı özetleyin ve kapanışı yapın. Bir sonrakine geçmeden önce her öğe üzerinde anlaşma sağlayın. Devam etmeden önce kararlaştırılan her maddeyi yeniden ifade edin.

6. Belirli bir sorumluluk atayın

Bir karar verdiyseniz, üzerinde anlaşmaya varılan belirli eylemler için sorumluluk atayın ve son tarihler belirleyin. Unutmayın, sorumluluk yüklenmeden yapılan her şey sadece bir görüşmedir. Kimin neyi ne zaman yapacağı konusunda net olun.

7. Not alın

Toplantılardan maksimum etkililik elde etmenin anahtarı, doğru notlar tutmaktır. Böylelikle birçok olası yanlış anlamayı çözebilirsiniz. Ek olarak, toplantı sonrasında bu notlardan faydalanarak hangi kararların verildiğini net olarak görebileceksiniz.

İlginizi Çekebilir

Ekim Ayı Özel Günler Takvimi 2022

1 Ekim Cumartesi Dünya Gülümseme Günü Dünya Kahve Günü Dünya Çocuk Günü Dünya Vejetaryen Günü Dünya Yaşlılar Günü Dünya Gülümseme Günü 2 Ekim Pazar Dünya Şiddete Hayır Günü 3 Ekim Pazartesi Dünya Mimarlık Günü 4 Ekim Salı Hayvanları Koruma Günü 6 Ekim Perşembe Dünya...

TikTok Reklam Türleri ve Maliyetleri 2023

Markanız veya işletmeniz için TikTok Reklamlarına başlamayı mı düşünüyorsunuz? TikTok'un 2022'nin 1. çeyreğinde aylık 1.39 milyardan fazla aktif kullanıcısı bulunmakta ve 2022'nin sonunda 1.8 milyar kullanıcıya ulaşması tahmin ediliyor. Son yılların en hızlı büyüyen...

Google Ads Geçersiz Tıklamalar Algoritmaları İyileştirildi (Invalid Clicks)

Öncelikle konuya başlamadan önce Google Ads’te “Bize Ulaşın” kısmından geçersiz tıklamaları bildirebileceğiniz linki iletmek istedim. 👉 https://support.google.com/google-ads/troubleshooter/2557048?rd=1  Geçersiz Trafik Nedir? Geçersiz trafik, reklamverenin...

Eylül Ayı Özel Günler Takvimi

Eylül ayı özel günler takvimi

WordPress’te Pop-up Form Nasıl Yapılır?

Web site ziyaretçilerinin form doldurma ve dönüşüm oranlarını arttırmak için kullanılan, açılır pencerelerle (pop-up) hemen hemen herkes karşılaşmıştır. Kendi web sitenizde pop-up formatında  form yayınlayarak ziyaretçi dönüşüm oranlarınızı arttırmak için...

Tasarımda Çözüm Üretmenin İlk Adımı: Empati Haritası

Hayatınızın hangi anlarında empati kullanıyorsun? Empati işinizi ne derecede kolaylaştırıyor ya da size ne kadar yardımcı oluyor? Hayatımızda empatiyi ne kadar sık ve doğru yaparsak net bir çözüme ulaşamasak bile olayları daha geniş açıdan görebileceğimizi ve anlayış...

2022’DE WEB TASARIMINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN 1O MADDE

Web tasarımı dünyasında gezinmek çoğu zaman zor olabilir. Çok fazla çelişkili ve modası geçmiş tavsiye bulunuyor. Size 3 Tıklama Kuralına uymanız kaç kez tavsiye edildi? 3 tıklama kuralı kullanıcıların istedikleri içeriğe üç tıklama ile ulaşması gerektiğini belirtir....

Google Trends Nasıl Kullanılır

İlk Olarak Google Trends’i Anlamak Google Trends’i yeni yeni kullanmaya başlayan bir marka varsa verileri görselleştirmeye çalışırken unutulamaması kereken gereken birkaç kriter bulunmaktadır. Öncelikle, Google Trends birbirinden farklı verileri karşılaştırma...

YouTube & Web Sitesi Optimizasyon Önerileri

Youtube ve web sitelerinde geniş kitlelere ulaşmak istiyorsanız algoritmanın ve kullanıcıların istediği kriterlere göre Youtube hesaplarınızı ve web sitenizi optimize etmeniz gerekmektedir. Optimizasyonlarınızı yaparken yol haritası niteliğinde hazırladığımız...

Ağustos Ayı Özel Günler Takvimi

pazartesiSalıÇarşambaPerşembeCumaCumartesiPazar1234567Dünya Karpuz GünüUluslararası Bira GünüDünya Temiz Nefes Günü891011121314-Aşure Günü-Dünya Bowling Günü-Kavun Günü-Dünya Kitapseverler GünüDünya Aslan Günü-Dünya Fil Günü-Dünya Gençlik GünüDünya Solaklar...

Eylül Ayı Özel Günler Takvimi

Eylül ayı özel günler takvimi

WordPress’te Pop-up Form Nasıl Yapılır?

Web site ziyaretçilerinin form doldurma ve dönüşüm oranlarını arttırmak için kullanılan, açılır pencerelerle (pop-up) hemen hemen herkes karşılaşmıştır. Kendi web sitenizde pop-up formatında  form yayınlayarak ziyaretçi dönüşüm oranlarınızı arttırmak için...

Tasarımda Çözüm Üretmenin İlk Adımı: Empati Haritası

Hayatınızın hangi anlarında empati kullanıyorsun? Empati işinizi ne derecede kolaylaştırıyor ya da size ne kadar yardımcı oluyor? Hayatımızda empatiyi ne kadar sık ve doğru yaparsak net bir çözüme ulaşamasak bile olayları daha geniş açıdan görebileceğimizi ve anlayış...

2022’DE WEB TASARIMINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN 1O MADDE

Web tasarımı dünyasında gezinmek çoğu zaman zor olabilir. Çok fazla çelişkili ve modası geçmiş tavsiye bulunuyor. Size 3 Tıklama Kuralına uymanız kaç kez tavsiye edildi? 3 tıklama kuralı kullanıcıların istedikleri içeriğe üç tıklama ile ulaşması gerektiğini belirtir....

Google Trends Nasıl Kullanılır

İlk Olarak Google Trends’i Anlamak Google Trends’i yeni yeni kullanmaya başlayan bir marka varsa verileri görselleştirmeye çalışırken unutulamaması kereken gereken birkaç kriter bulunmaktadır. Öncelikle, Google Trends birbirinden farklı verileri karşılaştırma...

YouTube & Web Sitesi Optimizasyon Önerileri

Youtube ve web sitelerinde geniş kitlelere ulaşmak istiyorsanız algoritmanın ve kullanıcıların istediği kriterlere göre Youtube hesaplarınızı ve web sitenizi optimize etmeniz gerekmektedir. Optimizasyonlarınızı yaparken yol haritası niteliğinde hazırladığımız...

Ağustos Ayı Özel Günler Takvimi

pazartesiSalıÇarşambaPerşembeCumaCumartesiPazar1234567Dünya Karpuz GünüUluslararası Bira GünüDünya Temiz Nefes Günü891011121314-Aşure Günü-Dünya Bowling Günü-Kavun Günü-Dünya Kitapseverler GünüDünya Aslan Günü-Dünya Fil Günü-Dünya Gençlik GünüDünya Solaklar...

Google Ads Video Oluşturma Aracı Nedir, Nasıl Kullanılır ? (2022)

Google Ads içerisinde hazır YouTube videolarının kullanılması hepimizi yoruyordu ve YouTube kanalı/hesabı ile düzenlemek ayrı bir yorgunluktu. Özellikle reklam videoları için kullanılmasını istediğimiz ayrı videoları da “gizli” olarak paylaşıp yalnızca linkini Google...

Web Geliştiriciler için kullanışlı 10 Chrome eklentisi

İster backend ister frontend web geliştiricisi olun tarayıcınızda web sitenizi test etmek istediğiniz zaman, web tarayıcılarının konsollarını istediğiniz gibi verimli kullanmanız pek mümkün değildir. Bu yazımızda Chrome web tarayıcımıza kurabileceğiniz eklentileri...

Amazon SEO Nedir ve Nasıl Yapılır?

Amazon SEO, Amazon içerisinde ürünlerin ilk sayfalarda ve ilk sıralarda yer alması yönünde yapılan mağaza içi arama motoru optimizasyonu olarak tanımlanır. Amazon SEO, bu platformun içerisinde kendi dinamikleri ve algoritmasına göre optimizeyi içerir. Amazon SEO...